2009/01/08 (Thu) 20:26:29 作業の定型化

皆さんの日々の業務の中に、毎日決まった作業を行っていませんか。

毎日、ToDoをまとめていると特定の周期で同じ作業が発生することが多々あります。

その周期は週に1度なのか、月に1度なのか、はたまた毎日あるものなのかは業務内容により異なりますが、その業務を意図的に同じ日付、曜日、時刻、手順で行うことを作業の定型化と表現します。

人は、手順の決まった作業を行うほうが、決まっていない作業を行うよりも疲労が少なくすみます。業務の効率が改善されることで、それ以外に時間と体力を費やすことができるのです。

私の場合、毎日の定型業務は、
　・広告掲載にかかる費用のチェック
　・売上の払込のチェック
　・FAX、郵便物のチェック
　・社内備品のチェック

毎周の定型業務は、
　・部署別MTGへの出席
　・社会保険労務に関する手続き

毎月の定型業務は、
　・支払関連の費用計上
　・源泉料の納付
　・勤務データの管理
　・取締役会の準備、議事録の作成
　・給与の支払

このようにあげてみると、定型業務の数の多さがわかるでしょうか。最初は0だった定型業務が1年でこれだけの量になるのです。部署や役割の関係でこのような量になっていますが、どのような業務でも定型化できる作業があるはずです。

作業を効率化して、少しでも業務の改善ができるとアフター5が有効に使えますよね。
よりよい社会人ライフを目指して、業務の定型化してみてください。