2008/02/25 (Mon) 23:41:18 仕事のスケジュール

今日は「仕事のスケジュール」について指摘を受けました。

私は、目の前の仕事に集中したり、手が離せなくなると、締切が近い仕事よりも目の前のことを優先してしまう悪い癖があるんです。
自分でも注意しているのですが、なかなか改善することができなくて。。。

仕事にはすべて締切があります。締切を設けなければ、だらだらと仕事をすることになり、会社にも自分にもいいことはないですよね。
また、仕事が自分の中だけで閉じたものであればいいですが、通常はお客様や先輩、後輩など複雑に連携している仕事が大部分を占めているはずです。
これからは全ての仕事に対して、常に締切の意識をもつようにしていこうと思ってます。


さて、前回締切について話をしたとき（その時の記事はコチラ）は、クリアファイルを用いて管理していましたが、一覧性がなかったので、また別の方法を試してみようと思い、こういうソフトを見つけました。

ToDoTwoD
「重要度」と「難易度」によって分けられたマトリクスに自分でToDoを追加していくものです。デスクトップにおいて使ってみようと思っています。

2008/02/24 (Sun) 20:38:31 KJ法

今日は打合せで「KJ法」というものを実践したので書いておこうと思います。

皆さん　KJ法　って何か知ってます？

データをまとめる手法として、文化人類学を研究する「川喜田（K）二郎（J）」さんが考案した方法なのだそうです。
実践して、グループで物事を考えるときには非常に有効だと感じました。方法は以下のような感じです。

【方法】
１．ポストイットなどに自分の考えをひたすら書き出す。
２．書き出したポストイットを自分が考えるグループごとにまとめる。
３．まとめたグループに見出しをつける。
４．そのグループの中で優先順位をつけて、再度並べる。
５．自分がほしいデータに合わせて並び替える。

今回は、KJ法を使って「自分たちがやりたいこと」を考えてみました。10分でステップ1が終わり、その後もトントン拍子で自分たちの考えを出していきました。普段ニーズや考えを出すときとは違い、新しい考えも湧きやすいな、と感じました。

KJ法について詳しく知りたい方は、コチラまで

2008/02/23 (Sat) 22:28:03 伝えるということ

今日は物事を正確に伝えることの大切さを学びました。

会社においても、プライベートにおいても、情報を正確に伝えることはとても大事であり、そして難しいことですよね。
物事を伝える方法も、現代ではあふれていますよね。

　・メール
　・電話
　・直接

何気なく、3つの方法を並べてみましたが、ビジネスにおいてトラブルが起きる確率が高いであろう順に並べてみました。

やはり一番気をつけなければいけないのが「メール」ですよね。
自分では丁寧に文字を入力していても、相手の立場になると不快に思われてしまうことが多々あります。
私はいまだにメールをお送りする際、少しでも不安に感じたら先輩にメールの内容を確認してもらっています。

次にトラブルが多いのが「電話」です。
以前、お客様の対応として電話で対応していたことがありました。初めは静かなしゃべり方だったのが、次第に語尾が強くなり、終いには怒鳴られることになってしまいました。気をつけて話していても、やはり顔が見えない分お客様もストレスを感じている、とその時感じました。

一番安全な方法が「直接」やり取りすることです。
3つの中でもっとも時間をかける必要がありますが、お互い顔を見せて、声以外にも身振り手振り、資料なども使うことができ、もっとも情報を伝えることができます。
社会人としてはじめのうちは、どんどんお客様に会って、情報を伝えることが大切だと感じています。それに加えてどんどん会うことでかわいがってもらえますからね。

今後、技術が発展して上の方法以外の伝え方が出てくるかもしれませんが、ビジネスマンとしてはこれに勝る方法はないかもしれないですね。