2008/12/02 (Tue) 23:38:24 適切な報告のタイミング

上司への報告って、緊張しませんか。

自分の業務の進捗報告は当然ですが、問題の大小に関わらずこまめに報告は必要ですよね。

上司は状況をすぐに把握できますし、万が一の場合もダメージを最小限に抑えることができます。

　・こんな報告してもいいのかな。
　・あまり結果がよくないから、報告したくないな。

こんな風に、報告前にいろいろと考えてしまうと、報告しずらくなってしまうんですよね。それでは、適切な報告のタイミングについて考えてみることにしましょう。

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【Case1：進捗報告】

自分の業務の進捗具合について報告をする場面はどうでしょう。このときは、上司に報告しても良いか伺った上で報告するといいと思います。

緊急の度合いは、それほど高くはありませんが、自分の成果を見てもらい、その後の対応を決めなくてはいけません。上司が忙しい場合は、時間をずらして改めて報告してみてください。

【Case2：問題発生】

自分の業務に関わらず、何かしらの問題が発生した場合は、何をおいてもすぐに上司への報告が求められます。

緊急の度合いとしては、最高レベル。上司が仕事に追われていても作業をとめてもらい、報告することが必要です。でも、悪い報告は、やっぱりしたくないですけどね。

【Case3：良い報告・一日の報告】

この他、一日の報告や良い報告などは、全ての業務が終わった段階でまとめて報告するのがいいですね。うれしいことはすぐに報告したいのは、誰もが思うことです。

しかし、緊急の度合いとしては、あまり高くはありません。業務終了の30分ほど前に、上司に報告すると良いと思います。

今週は、定時で帰ることを目標にしているため、6時過ぎには上司への報告を行っています。
上司とのコミュニケーションも図れるので、こまめに報告することを意識してみてくださいね。

2008/07/04 (Fri) 12:56:17 あいまいな情報は伝えてはいけない

情報があいまいだと決められるものも決まりませんよね。

それと同じように、あいまいな情報しか知りえてない場合に、その情報を伝えてしまうとトラブルの素になります。

上司の打ち合わせが終了しているのかどうか不明確な段階で、打ち合わせが終了したことを別の上司に報告してしまいました。
報告の直前に、電話で話をしたため、打ち合わせが終わったと誤って判断してしまったことが原因でした。

大きな問題となることはありませんでしたが、結果的に私は「ウソの報告をした」ことになります。
万が一、社外の方にお伝えしていた場合は、トラブルになっていたかもしれません。

自分が持ちえている情報を共有することはとても大切ですが、正確に伝えることを忘れてはいけないと反省した一日でした。


～今日の一冊～
今日の反省を踏まえて、早速注文を。

⇒実践 戦略的社内コミュニケーション―社員に情報をいかに伝えるか

自分は、部下の立場ですが、情報を伝える大切さは変わりません。


そのことをいまいちど勉強しようと思います。

2008/02/04 (Mon) 20:30:34 報告

今日は、「報告」について教えていただきました。

仕事をしていると様々な場面で報告することがあります。日々の作業報告や頼まれごとの報告もあります。

しかし、ビジネスにおいて何よりも優先して報告する必要があるものが「悪い報告」です。

「良い報告」は、する方も受ける方も気持ちいいものです。しかし、会社またはチームにとってさほど重要ではありません。

「悪い報告」は、する方も受ける方も気持ちいいものではありません。しかし、その報告が遅れることでさらに悪い方向へ向いてしまうことも少なくありません。

・取引先の担当者からクレームがきている
・書類の日付を間違えてしまった　　などなど

「悪い報告」に優先順位などつけることはできません。
気づいた段階ですぐに報告する癖をつけましょう。