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最近、仕事のスピードがあがらない、と感じることがありました。
「調子が下がっているんだろう」とあまり深く考えていなかったのですが、最近になって思い当たる節があることに気づいたのです。先日書いた「仕事での失敗」です。⇒過去記事
失敗してから、上司への報告を増やすように心掛けていたのですが、報告の必要がないことまで報告するようになっていたのです。
報告しないよりはしておくほうが上司としても安心するとは思いますが、報告することで自分の責任を果たしていると勘違いしていました。
「報告すること」が「慎重に行動すること」だと思っていたのですが、仕事に対して「臆病」になっていたのです。
仕事を恐れても何もいいことは生まれません。仕事に対して臆病では、何をしてもうまくいくはずがありません。
失敗したとしても、またチャレンジする気持ちをもって仕事に取り組んでみてください。
会社で打合せがあると書くのは何でしょう。
そう、議事録ですね。
新入社員の時期には先輩の打ち合わせに同行して、ひたすら議事録取りをしていたのを思い出します。
さて、そんな議事録ですが、打合せ以外にも作成が必要な場合あります。それが「取締役会」と「株主総会」です。
議事録作成のポイントはまたの機会にして、今日は「取締役会・株主総会の議事録の押印」について記載しておきます。
・押印する理由
取締役会と株主総会では、それぞれ議事録を作成する必要がありますが、実は現在の会社においては、押印の義務はありません。ただし、登記を変更する場合や、代表取締役を選任する場合などは、例外として押印が必要になります。そのため、必要はなくとも押印しておくのが、慣例としてどの会社も行われているようです。
・押印が必要な人
基本的には、出席した取締役と監査役の押印が必要です。代表取締役は代表社印を、取締役と監査役は認印を押印します。
・押印する場所
まず、必要な場所は、「議事録末尾に記載する署名の後ろ」です。署名と押印がセットで初めて有効となるためです。続いては、「議事録1枚目の上部、白紙の箇所」です。これは「捨印」と呼ばれ、変更登記などで修正が必要になった場合に、訂正印をもらうことの無い様に、予め押印しておきます。
以上です。
取締役に押印を依頼することになります。事前の準備、議事録の取り扱い、依頼方法には十分に気をつけてくださいね。
「その日の仕事がその日の内に終わらない」
ここ最近、ずっと悩んでいることです。毎朝、TODOを考えていても、そのTODOが全て終わらないのです。
「TODO＝すべきこと」であるため、終わるまで業務を続けるべきなのですが、定時もあるため、やむなく終わらせています。
今後の対策としては、
・一日で終わる範囲でTODOを決める
・業務スピードを上げる
最終的には、この2つしか無いのではないでしょうか。
【一日で終わる範囲でTODOを決める】
過去の記事でTODOについて書いたことがありますが、業務が始まる前に15分程度時間を取り、その日のTODOを考えることで、頭が整理され、業務のスピードが上がります。
その際にポイントは「手元にある資料をできるだけ整理しておく」ということです。目の前にTODO以外の資料があると、それだけで集中力が落ちます。
サイドデスクやロッカーを利用して、机は常にひとつの業務に集中できる環境作りをしましょう。
【業務スピードを上げる】
簡単に実践できる方法は「業務中は小走り」することです。まぁ、職場で走り回るのも迷惑になるので、移動時間を最小限に抑える意識をすることが大切です。
実際の作業時間は一日のうち8割程度で、それ以外の時間は、トイレや休憩、水分補給などに浪費しています。
これらの時間を完全に無くしてしまうと、逆効果になってしまうこともあるので、注意しないといけないですが。
自分なりと集中するスタイルってありますよね。
まずは、それを見つけることが大切だと思います。いろいろ試してみてください。
