2009/01/08 (Thu) 20:26:29 作業の定型化

皆さんの日々の業務の中に、毎日決まった作業を行っていませんか。

毎日、ToDoをまとめていると特定の周期で同じ作業が発生することが多々あります。

その周期は週に1度なのか、月に1度なのか、はたまた毎日あるものなのかは業務内容により異なりますが、その業務を意図的に同じ日付、曜日、時刻、手順で行うことを作業の定型化と表現します。

人は、手順の決まった作業を行うほうが、決まっていない作業を行うよりも疲労が少なくすみます。業務の効率が改善されることで、それ以外に時間と体力を費やすことができるのです。

私の場合、毎日の定型業務は、
　・広告掲載にかかる費用のチェック
　・売上の払込のチェック
　・FAX、郵便物のチェック
　・社内備品のチェック

毎周の定型業務は、
　・部署別MTGへの出席
　・社会保険労務に関する手続き

毎月の定型業務は、
　・支払関連の費用計上
　・源泉料の納付
　・勤務データの管理
　・取締役会の準備、議事録の作成
　・給与の支払

このようにあげてみると、定型業務の数の多さがわかるでしょうか。最初は0だった定型業務が1年でこれだけの量になるのです。部署や役割の関係でこのような量になっていますが、どのような業務でも定型化できる作業があるはずです。

作業を効率化して、少しでも業務の改善ができるとアフター5が有効に使えますよね。
よりよい社会人ライフを目指して、業務の定型化してみてください。

2009/01/07 (Wed) 23:08:17 チェックリストを作る

物事を成し遂げたいとき、事前の準備が欠かせませんよね。

ToDoは「すべきこと」という意味ですが、全ての作業を明確にするためにはこのToDoでは不十分なのです。
私はこんなとき、小さな作業を洗い出すときに作業レベルまで落とし込んだチェックリストを作っています。

今回の画像は昨年の年末調整の際に使ったチェックリストです。

初めての作業だったため、全ての内容が手探りだったため、このようなチェックリストがあるおかげでスムーズに手続きをすることができました。

このように大きな作業をするときだけでなく、普段の業務にもチェックリストを用いることで作業を明確にすることができるはずです。


例.【給与計算】
　□社員の勤怠データを集計する
　□月変など給与計算に考慮すべき内容を確認する
　□給与計算を行う
　□給与額に過不足がないかチェックする
　□給与明細を発行する
　□給与振込みを行う


このように一つ一つを明確にしておくことで、その場の作業スピードもあがる上に、次回以降作業をするときに頭を悩ませることなく作業を行うことができます。
そして、その際に頭を使わない分、違う場面でフルに活用することができるわけです。

チェックリストは、洗い出すまでが大変な作業です。しかし、時間と頭を使って作られたリストは自分だけでなく多くの人が利用できる内容になるかもしれません。

まずは自分の身の回りにある作業からリスト化してみてはいかがでしょうか。

2009/01/06 (Tue) 23:57:53 思い込み過ぎないこと

社会人にとって、仕事をスムーズに進めることはとても大切なこと。

仕事にかかる時間を予測することも、人が考えていることを予測することも必要です。

そんなときに気をつけなければいけないことがあります。
それは思い込み過ぎてしまうことです。

「この人はこういうことを考えているだろう。」
「ここはこういう風にすると喜んでもらえるだろう。」

社会人にとってより良いことを想定することはとても大切なことです。
しかし、度を越してしまうことは何においてもよくありません。

自分の考えだけで物事を進めてしまうと、後から勘違いやトラブルとなって自分に跳ね返ってくることになります。

必要な情報を仕入れた上で予測をして、仕事に励んでください。