2008/04/23 (Wed) 12:08:12 メールの書き出し

メール、それは強い武器であると同時に諸刃の剣にもなりうるビジネスツール。

なーんて書き出しからはじめてみましたが、メールって結構むずかしいんですよね。心に響くようなメールで相手の方に喜んでいただくこともできますし、使い方次第では、逆に怒らせてしまうこともあります。

これまでに、「メールの宛先」「メール形式」についてお話してきましたが、本日は「メールの書き出し」について書こうと思います。

皆さんは、メールで一番大切なことは何だと思いますか。
私は「読んでもらう」ことだと思っています。
いくらすばらしいメールを書いても、読んでもらえなければ意味がないですからね。では、読んでもらうためのポイントとは何でしょうか。

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花丸商事株式会社 第一営業部
佐藤弘様
CC:弊社 葉山

いつもお世話になっております。
インプレスITのしぶけんと申します。
「　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　」

さて、先日のお打ち合わせにてお約束しておりました…
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私がいつも使っているメールの書き出しです。
宛先、自分の名前、本文とごくごく普通の内容です。その中に「」でくくってある箇所があります。ここにはどのような内容が入ると思いますか。

私の会社では、メールの中に必ず「ありがとうの気持ちを入れる」ことを全員で実践しています。

  ・何かをお願いする場合
  ・同僚への簡単なメール
  ・先方への謝罪のメール

どんな状況でも同じようにメールを書きます。今回の例だと、

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花丸商事株式会社 第一営業部
佐藤弘様
CC:弊社 葉山

いつもお世話になっております。
インプレスITのしぶけんと申します。
先ほどはお電話にてご対応いただきありがとうございました。
# 急なことでしたので、本当に助かりました。
# 今後ともよろしくお願いいたします。

さて、先日のお打合せにてお約束しておりました…
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一文を加えるだけでメールの受け取り方がガラッと変わります。本当に簡単なことなので、皆さんも実践してみてくださいね。
（本文中に出てきた「#」の使い方については、次回お話しすることにします。）

2008/02/07 (Thu) 23:03:04 HTML？テキスト？

今日は、「メールの形式」について。

普段は特に気にする必要がない、今回の「メールの形式」。これが実は結構重要な問題なのだと教えられました。

第一に「ビジネスとして使う」ということです。

HTML形式でメールを送ると文字の大きさや、色など様々な形のメールを送ることができます。それは、同じ内容の文章をより大きいデータで送信していることになるのです。
また、相手のメールソフトがHTML形式に対応していない場合は、正しく表示されないことも考えられます。受け取る相手の立場も考慮しなければいけないということですね。

第二に「セキュリティー対策である」ということです。

メールを使っていると一度は目にしたことのある「迷惑メール」。実はスパムメールの多くは不特定多数に送信しているHTML形式のメールなのだそうです。中にはHTMLの中にウィルスを潜り込ませている場合もあるそうです。

ただし、HTMLメールにはテキストメールでは実現できない表現力もあります。ビジネスにおいても、時と場合に応じて使い分けることも今後必要なのかもしれませんね。

手軽に送ることができるからこそ細かい部分に注意して使わないといけないな、と改めて感じたのでした。

2008/02/06 (Wed) 01:40:41 メールの宛先

今日は、「メールの宛先」について。

ビジネスマンにとってメールは効率をあげるツールであり、必須の技能であると言えます。

メールの宛先は、誰にこのメールを送っているのか、誰にこのメールを見てもらいたいのか、それがひと目で分かる部分になっています。

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花丸商事株式会社 第一営業部
山田課長
佐藤弘様
CC:田中部長
（BCC:出淵テクノロジ田中課長）
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以上のように、
・会社名（間違っても㈱としないようにしてください）
・お客様（お客様が2人以上いる場合は役職が上の方から記載し、苗字に役職を加えます）
と記載します。
フルネームが分かっているときは、記載したほうが誰に送っているのか明確になるので良いと思われます。

また、念のためにメールを確認していただきたい方にメールを送付しておきたい場合などは、CC（カーボンコピー）に宛先を加えると良いでしょう。

また、直接メールを送る方には見られたくない方（自分の会社の上司など）にメールを送付しておきたい場合は、BCC（ブラインドカーボンコピー）に宛先を加えてメールを送付しましょう。
間違ってもBCCで送る方の名前を宛先に書かないでくださいね。